Tempo de arquivo de notas fiscais: 8 obrigações do MEI

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Quer saber por quanto tempo é necessário arquivar notas fiscais? Veja como fazer e entenda esta e outras obrigações do MEI.

Você sabe arquivar notas fiscais no seu negócio? Ou acha que nem precisa fazer isso?

Se você é um microempreendedor individual (MEI) registrado, certamente trabalha de modo formal e de acordo com a legislação.

Para isso, precisa seguir alguns passos para continuar com o cadastro ativo. Arquivar notas fiscais é uma destas obrigações.

Emitir notas nem sempre é obrigatório, mas é preciso guardá-las para fins de prestação de contas à Receita Federal, caso seja necessário.

Afinal, você não quer ter problemas com o Fisco nem perder seus direitos previdenciários, certo? Então, se está em dúvida sobre para que servem as notas fiscais e por quanto tempo deve arquivá-las, acompanhe a leitura!

Qual é o tempo de arquivo de notas fiscais para MEI?

O período em que as notas fiscais precisam ser arquivadas é de 5 anos. Durante esse prazo, pode ser que o Fisco faça a solicitação dos documentos para conferi-los. 

Vale lembrar que, nesse prazo de 5 anos, o governo poderá também fazer a cobrança de dívidas atrasadas.

Além disso, é interessante destacar que o MEI precisa emitir nota fiscal quando houver venda ou prestação de serviços a pessoas jurídicas.  

Por que arquivar as notas fiscais?

Guardar as notas fiscais funciona como uma medida de proteção e segurança para o MEI perante a Receita Federal.

Se as notas não estiverem disponíveis ou se tiverem sido descartadas, o MEI poderá ter que pagar multas ou até mesmo levar a acusação de sonegação fiscal, dependendo do caso.

No prazo de 5 anos, as instituições tributárias poderão pedir a conferência das notas para verificar inconsistências, bem como erros ou reclamações. Caso haja uma solicitação, o MEI precisa ter à disposição as notas.

Outro motivo é que se houver, por exemplo, alguma cobrança relacionada a impostos, a nota servirá de comprovante no período em questão, com o valor correspondente. Afinal, a nota fiscal comprova o pagamento de tributos.

Como arquivar notas fiscais?

Existem algumas recomendações que você pode seguir para arquivar notas fiscais de forma eficaz.

Confira a seguir algumas dicas para se organizar melhor e para gerenciar da melhor forma possível seus documentos.

Tenha um arquivo próprio 

Se você faz emissão de nota fiscal em papel ou por meios eletrônicos, destine um local para guardar esses arquivos, seja físico ou digital. Além disso, organize esses arquivos por data. 

Não se esqueça de emitir notas

Para ter um controle e para evitar problemas com a Receita Federal, não se esqueça de emitir nota fiscal sempre que necessário. Não há necessidade de emissão para pessoas físicas, mas é preciso emitir quando você vende ou presta serviço para pessoas jurídicas.

Procure a ajuda de um contador

Outra dica é buscar a ajuda de um especialistas. Se você tem dificuldades em organizar seus documentos tributários e fiscais, o contador poderá auxiliá-lo nessa tarefa. 

Utilize a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Emitir a NF-e é facultativo, mas ajuda bastante na organização, já que todas as notas ficam armazenadas no sistema e você pode consultá-las quando quiser.

Obrigações do MEI

Há algumas etapas importantes que você precisa seguir para que o cadastro tenha validade como MEI, entre eles o pagamento do DAS e o envio do DASN — SIMEI.

Veja com mais detalhes abaixo.

Pagamento do DAS

Todos os microempreendedores individuais precisam fazer o pagamento da guia DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) com periodicidade mensal.

Neste documento, estão incluídos todos os tributos obrigatórios para MEI.

Relatório mensal das receitas

É importante que você tenha um relatório de receitas que possa ser acompanhado mês a mês.

Dessa forma, será possível saber exatamente quais são as entradas e saídas em diferentes períodos, o que facilitará bastante o processo de envio posterior da DASN — SIMEI (Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional).

Os especialistas recomendam que, até o dia 20 do mês, você faça o preenchimento dos dados referentes às receitas brutas do mês anterior. 

Além disso, anexe as notas fiscais emitidas, para não correr o risco de perder as informações ao longo dos meses.

DASN-SIMEI

Para que você não tenha nenhum problema em seu cadastro de MEI, precisa entregar todos os anos, até o dia 31 de maio, o DASN-SIMEI. Este documento sinaliza quanto o MEI obteve de receitas no último ano.

A entrega acontece a partir de janeiro do ano seguinte ao exercício e é gratuita. Porém, se houver atraso no envio, é necessário pagar multa de 2% ou o valor mínimo de R$ 50.

Se você não enviar o DASN-SIMEI, também não conseguirá acessar o DAS, o que pode acarretar o cancelamento do MEI.

Para emitir o DASN-SIMEI, os procedimentos são feitos no Portal do Empreendedor.

Para saber mais sobre tempo de arquivo de notas fiscais, veja o vídeo do canal Vida de Advogado.

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